 |
| Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Bogor Agung Prihatno |
Bogor, DinamikaNews.id -- Diera revolusi industri 4.0. Penataan Arsip daerah terus berkembang. Pengelolaan arsip elektronik menjadi tren dan fokus di banyak institusi. Mengelola Arsip tidak sesederhana yang dibayangkan banyak orang.
"Selama ini pandangan orang, Arsip di masukan dalam karung, lalu disimpan dalam gedung arsip. Anggapan itu keliru besar," kata Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Bogor Agung Prihatno, Selasa (25/5/2021) siang.
Menurutnya, sejak 2016 lalu, kantor Kearsipan menjadi dinas dan sejajar dengan instansi lain. Kini Arsip daerah berpacu dengan waktu dalam pengelolaan kearsipan yang baik, terus dilakukan pembinaan dan berupaya pemutahiran data di era digital.
"Kini Dinas Kearsipan dan Perpustakaan berhasil menjadi rangking kedua terbaik, tingkat Nasional dalam pemilih lembaga kearsipan daerah Kabupaten/kota terbaik Nasional Wilayah II tahun 2019. Selain itu Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Bogor menempati posisi rengking 30 tingkat Nasional dalam hal pengawasan kearsipan," kata Agung.
Penilaian itu, setelah Dinas Kearsipan Kota Bogor ikut serta perlombaan penilaian kearsipan secara nasional di Jakarta. Penilaian dan pengawasan bersifat berjenjang, mulai dari pusat mengawasi provinsi hingga jenjang pengawasan pada tingkat Kabupaten/Kota.
"Arsip Nasional Republik Indonesia (Anri) memberi pengawasan dan pembinaan pada tingkat provinsi hingga mengawas tingkat kota dan Kabupaten," jelas Agung.
Menurutnya, pekerjaan Arsip tidak terlihat karena sifatnya pembinaan dan pengawasan pada Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan kerjanya akan terasa bermaaf untuk masa datang.
"Kerja kita bermanfaat untuk masa datang. Masa daluarsa kearsipan, bisa umurnya sebulan, bisa setahun, sepuluh tahun dan bisa seumur hidup. Selain itu kerja kita tergantung dari penggelolaan di SKPD, mulai dari dinas dinas, badan, BUMD, RSUD, kecamatan hingga kelurahan dalam mengelola dan membina kearsipan ditata dengan baik," tegas Agung.
Pengelola Arsip tidak semudah seperti yang dibayangkan banyak orang. Karena selama ini, kantor Arsip di pandang sebelah mata, dulu asumsi Arsip itu di masukan dalam karung dibawa dan disimpang di kantor Arsip.
Padahal kata Agung, pengelolaan arsip dari tingkat dinas hingga tingkat kelurahan dan bukan pekerjaan mudah, sehingga diperlukan pembinaan di segenap SKPD dan yang patut digaris bawahi sumber daya pun masih terasa kurang," tutur Agung.
Karena ungkap Agung, setiap SKPD menciptakan Arsif, seperti produk hukum, surat keputusan, atau arsip lain. Sehingga dibutuhkan Arsip Paris yang ada disetiap SKPD dan harus ada. Agung mengakui, Arsip Paris masih terasa kurang baik sumber manusianya maupun perangkatnya.
Terlebih setiap instansi ada perbedaan pola kerja misalnya antara Dinas dan kelurahan berbeda. Namun yang pasti tutur Agung, setiap SKPD mulai tumbuh betapa pentingnya arsip itu Agung juga menjelaskan tentang retensi Arsip, ada umur daluarsa satu tahun atau sepuluh tahun bahkan seumur hidup, tergantung dari kepentingannya.
"Disetiap SKPD harus ada Arsip Paris dalam pengelolaan arsif disetiap SKPD. Sebab bila Arsip hilang akan terjadi persoalan yang berkepanjangan," ungkap Agung. (Den)
